巧用Excel编制学生考勤管理系统

2016-10-02 16:10:12 

    由于看到负责考勤汇总统计工作的老师用Excel制作考勤汇总报表,笔者想到用Excel做一个完全自动化的考勤记录和统计系统,让这位老师从繁重的手工操作中解脱出来。

    在与负责考勤的老师进行多次沟通后,笔者列出了该考勤系统必备的功能:

    1.可以通过输入学号、班级或姓名检索到学生并输入考勤信息,也可以通过姓名的模糊查询检索到学生并输入考勤信息。

    2.日常考勤记录可以任意排序、筛选和修改。

    3.考勤信息可自动按日期分班级汇总以便输出报表。

    经过尝试,笔者用Excel 2002中的表单加Visual BASIC for Application 和数据透视表相结合的方法实现了上述所有功能。

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    总体结构

    这个考勤记录与统计系统由一个工作簿中的三张工作表组成,它们分别为“流水”、“汇总”和“名单”。“流水”工作表记录了所有日常考勤数据,该表还可直接用于记录查询(如图1所示)。“汇总”工作表可以按任意时间汇总出任意班的考勤信息(如图2所示)。“名单”工作表包含了所有学生的中英文姓名与学号,供在“流水”工作表中输入时调用(如图3所示)。

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    日常数据输入

    输入的考勤数据全部保存在“流水”数据表中,以流水账形式排列,所以称之为“流水”。“流水”工作表设有“日期”、“班级”、“姓名”和包含各种缺勤信息的列,这些列都设置了“自动筛选”功能以便于查询。输入的数据依次添加在最后的空行中。




    “流水”数据表的上方有一个[快速输入]按钮,点击此按钮可开启“考勤信息输入”窗口进行快速数据输入(如图4所示)。用此窗口进行考勤数据输入不仅方便快捷(输入者不需逐字键入学生姓名),还可以保证输入数据的准确性(班级和姓名不能有错)。此窗口的绝大多数功能是用Visual BASIC for Application编写的。



    在该快速输入窗口中,“日期”由系统自动输入,学生的“学号”、“班级”和“姓名”可以各种方式组合输入。如果知道学生的完整学号,只需直接输入学号,“班级”和“姓名”会自动出现;如果知道班级,但记不清姓名,可在“班级”下拉框中选择班级,“姓名”下拉框中将包含该班学生的名单以供点选;如果只知道姓名,则可直接输入姓名,其余信息也会自动出现;如果只知道学生的部分姓名,也可在“姓名”下拉框中输入所知道的部分姓名进行模糊查询。

    日常数据查询与修改

    “流水”表包含了所有日常考勤记录的数据。利用Excel自有的“自动筛选”功能(在菜单项“数据→筛选”中),不需任何代码编写,就可实现日常考勤记录的任意排序和筛选功能。用户也可以直接对“流水”表中的日常考勤数据进行修改。

    数据汇总

    根据日期和班级对“流水”表中的数据进行汇总是一个比较复杂的工作,好在Excel提供的数据透视表可以很好地完成这项工作,而不需编写任何代码。在数据透视表中,使用者可以通过表头中的下拉框选择要显示的班级、学生和日期。

    经验总结

    在学校环境中,很多工作非常烦琐,许多人的想法是用Visual BASIC和C等语言编写专用软件来简化工作,但这种方式开发耗时长,软件维护困难。其实用Excel的已有功能加不多的Visual BASIC for Application代码,就可以实现我们所需的绝大多数功能。

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